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リモートワーク方針
株式会社デパートでは、昨今の新型コロナウイルス感染拡大の社会情勢を受けて、2020年4月1日よりリモートワークを導入・推進しました。
現在も、多くのメンバーがリモートワークを行っていますが、出社時とほとんど変わりない体制の構築に成功しています。
リモートワークでも働ける環境を創るためデパートは何を行っているのか、その取り組みについてご紹介します。
環境の変化や場所に縛られず、最高のパフォーマンスを発揮 できるよう支援をしたい
リモートワークをする上で、整っていない環境の中で普段の仕事と同じような力を発揮しにくい社員が中にはいるのではないか、という懸念点がありました。
そんな中、環境の変化や場所に縛られず、最高のパフォーマンスを発揮できるよう支援をしたいという想いから、「MyOfficeプロジェクト制度」を立ち上げました。
①在宅手当支給
全員に、毎月5,000円の在宅手当を支給しています。
手当を利用し、安定したインターネット回線を契約したり、より仕事がしやすい環境を整えようと品物を購入したりと、メンバーそれぞれが自身で考え最適な環境を整えているようです。
②モニター購入費一部支給
会社では、全員にモニターを支給していました。
出社時と同じ環境を再現できるよう、リモートワーク用のモニターを購入した者に10,000円の手当を支給しています。
多くの申請があり、より効率が上がったと反響が大きかったです。
③MyPC手当支給
業務で使用するPCについて、以前は会社の貸与品のみ使用可能でしたが、リモートワークをきっかけに私物PCの利用を可能としました。
自身の所有しているPCを業務で使用している者に、クリエイティブ職は5,000円・その他は3,000円毎月支給しています。
理由は、使い慣れた私物PCや、より自身の業務に適したPCを使用することで、オフィスや自宅を問わず業務の生産性をより上げてもらいたいという背景があります。
私物PCを業務利用可能とするとセキュリティが懸念点になるかと思いますが、デパートでは会社指定のセキュリティソフトを私物PCに導入することで、万が一ウイルス等感染した場合でも、管理者が確認できるような体制を整えています。
現在では、デザイナー・エンジニアはもちろん、ディレクターやコーポレートメンバーもMyPCを使用しており、全体の58％が自身のPCを使用しており、業務の生産性上昇に繋がっています。
出社時と変わりのない環境を再現できるツールの 導入
リモートワークが稼働するまで約2日間ととても短い期間でしたが、開始以前から様々なツールを導入していた為、大きな混乱もなくスムーズにメンバーが業務に集中できる環境が整いました。
・GoogleWorkSpace
「GoogleWorkSpace」は、メール・カレンダー・ファイル共有など、業務に必要なサービスがブラウザ一つですぐに使用できるクラウドサービスです。
Googleアカウントがあればどんな環境でも利用できるため、リモートワークに切り替えても大いに役立ちました。
・AKASHI
・rakumo
上記以外に、リモートワーク開始後に複数のツールやサービスを導入しました。
・クラウドサイン
契約書面の締結には、「クラウドサイン」という電子契約サービスを導入しました。
リモートワークを行っていると、押印等即日対応が難しいことが多々ありましたが、今では緊急時も即座に対応することができます。
また、印紙が不要だったり契約書類をファイルから探す手間もなくなりました。
・board
・Remote TestKit
Web制作では、制作したサイトをクロスブラウザで表示確認を行うことがあります。
以前は、社内の検証用端末で確認作業を行っていましたが、リモートワーク中は気軽に確認ができないため、ブラウザ上でサイトの表示確認ができる「Remote TestKit」というサービスを導入しました。
端末を管理する必要がなく、利用者も気軽に検証することができます。
他にも日々様々なツール・サービスを検討することで、より整った環境創りを目指しています。
社内コミュニケーションの壁
リモートワークを行うと、出社時と同じように会話をすることは難しく、人によっては会社への帰属意識が低下してしまい、コミュニケーションの壁ができてしまいます。
そこで、出社時と同じ環境を再現できるよう様々な工夫を行っています。
・コミュニケーション共有会
Zoomを利用し、月に1回開催しています。
遠方在住のメンバーもおり、全員が揃う機会が中々ない為、 オンライン上で必然的に集まれる時間を設けました。
主に社内の情報共有を行い、帰属意識を持ってもらう場としています。
・全社分科会
コミュニケーション共有会と同様、Zoomを利用し月に1回開催しています。
分科会では、案件の進行や制作に関する情報共有・勉強会等を行っています。
部署を超えたコミュニケーションの促進に繋がっています。
・「Unipos」（ピアボーナスツール）の導入
顔を合わせる機会が減った為、ちょっとしたお礼や感謝の気持ちが伝えにくくなったりと、会話が減ることでメンバー間のコミュニケーションに支障があると感じました。
「Unipos」というピアボーナスツールを導入したことで、メンバーの状況が可視化でき、たくさんのコミュニケーションが生まれるようになりました。
週末になるとメンバーが自主的にUniposを利用し、お礼や感謝のメッセージで溢れています。
・社内イベント時の「oVice」利用
定期的にレクリエーションイベントを企画し、メンバーと交流を図っておりますが、遠方在住のメンバーもおり、以前のように対面で集まることが難しいです。
対面でなくてもより良い時間を過ごせるよう、社内懇親会や忘年会はバーチャル空間でコミュニケーションが取れる「oVice」を利用しています。
自分のアイコンを動かすことで、まるで近くにいる人に話しかけるような感覚で会話をすることができます。
以上のような施策を行い、出社時と変わりのない円滑なコミュニケーションを図っています。