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 経費の申請

デパートでは、「rakumoケイヒ・rakumoワークフロー」というクラウド経費精算システムを導入しております。 以下URLより、ログインしてください。
●rakumoケイヒ https://a-rakumo.appspot.com/expense 会社ID   :depart-inc.com ログイン情報:社用のGoogleアカウント
 
経費申請の流れ
経費申請の流れは以下の通りです。
rakumoケイヒは、以下2パターンのテンプレートがございます。 ・交通費申請 ・経費申請 移動手段として立て替えた費用は「交通費」、その他は「経費」として申請してください。 ※どちらで申請したら良いか分からない場合、まずは所属長へご相談ください
 
★デパート社員が申請できる特別な経費精算
・me学(自己啓発補助金制度)(上長承認のうえで申請・金額上限あり) ・MyOfficeプロジェクト制度:第二弾/モニター購入手当(回数・金額上限あり) ・定期診断のオプション(年に1回・金額上限あり) ・インフルエンザ予防補助制度(年に1回・金額上限あり)
 

 
●月末/月初の経費申請方法
経費を申請する際は、以下手順にて申請を行ってください。
※毎月第2営業日の11:30までに申請してください!期日以降の提出は受け付けませんので、ご注意ください。) ※経費を申請できるのは、原則当月分の領収書のみとなりますのでご注意ください
【例】 ・3/1に発生した領収書→3月経費申請時のみ申請可能
 
①rakumoにログインし、画面左上の「ケイヒ」をクリックする
②「経費精算書-新しい精算書」をクリックし、タイトルを変更する 【例】
・2月分経費の場合:「202302_氏名(申請者の氏名)_経費」 ・3月分経費の場合:「202303_氏名(申請者の氏名)_経費」
③画面右上の「経費を追加」をクリックし、以下を入力する  ※支払日や金額が領収書と相違がないか、必ずご確認ください ・経費発生日 ・金額 ・内容 !!注意!! 「何を」購入したのか、詳細を必ずご入力ください 【例】 ●✕→備品代/飲食代 ●○→セブンイレブンでペンを購入/ABレストランで会食 ・目的 !!注意!! 「何のために」使用したのか、詳細を必ずご記入ください 会食の場合は、参加者の氏名を全員分入力してください 【例】 ●✕→案件使用の為/会食の為 ●○→AB案件の撮影で使用した為/株式会社ABの山田さん昇格祝いの会食(参加者:山田・青木・佐藤・鈴木)
④「+経費を追加する」をクリックする  ※複数入力する場合は、「連続で追加する」に✔し、連続で入力する
⑤提出したい経費データを選択し、「提出する」をクリックする
⑥提出が完了したら、「印刷する」をクリックする
⑦「Google Driveに保存する」を選択、自身のマイドライブに保存する  ※保存したデータは、必ずタイトルを変更するようお願いいたします  【例】 ・3月分経費の場合:「202303_氏名(申請者の氏名)_経費」
 同時に、経費で発生した領収書をGoogle Drive(マイドライブ)に保存する  ※保存したデータは、必ずタイトルを変更するようお願いいたします  【例】 ・3月分領収書の場合:「202303_氏名(申請者の氏名)_領収書」 ⑧画面左上の「ワークフロー」を選択し、rakumoワークフローを開く
⑨「申請する」をクリックする  ※経費・交通費両方申請される方は、別々に申請を行ってください
⑩「経費交通費申請」を選択する
⑪「起票」を選択する
⑫以下項目を入力・添付する ・申請部署  Lご自身の所属部署を選択してください
・件名  L件名は以下を参考に入力してください   ・2023年3月分の経費を申請する場合:202303_氏名_経費
・経費精算書  Lファイルを選ぶから「アップロード」を選択し、⑦で保存したPDFを添付してください
★以下のファイルを忘れずに添付してください  1)rakumoケイヒで作成した「経費交通費精算書」PDF・・・必須  2)「領収書・レシート」のファイル・・・・・・・・・・・該当ありの場合 なお、1)と2)は1枚のPDFにせず、別々に「ファイルを選ぶ」から添付してください
★添付するデータのタイトルを必ず変更してください  ・経費交通費精算書: 例)202303_氏名_経費(件名と同様につけてください)  ・領収書     :例)202303_氏名_領収書
⑬入力・添付が完了したら「入力内容の確認」をクリックする
⑭「経路の変更」をクリックする
⑮上長承認の承認者を右のボックスから選び、「変更を完了する」をクリック  ※自身の所属長を選択してください
⑯「申請する」をクリックする ※赤線【経路上の全員に添付ファイルの閲覧権限を与える】の☑は外さない様ご注意ください
⑰提出・申請が完了したら、完了済の旨所属長へ報告する
 
※その他注意事項
・rakumoケイヒに添付した精算書ですが、Googleドライブにアップロード (ワークフローに添付)して頂く事で、添付ファイルを承認者が閲覧できる仕様になっております  精算書はマイドライブからゴミ箱へ移動しないでください  (経費を締めた毎月20日以降、ゴミ箱に入れて頂いて大丈夫です)
・経費と交通費は分けて申請してください  →一つの申請で経費と交通費を混ぜて申請しないよう、お願いいたします ・2枚以上になってしまう場合、「202303_氏名_領収書1」「202303_氏名_領収書2」 とファイル名に番号を振ってください ・領収書をファイル化する際は、領収書と領収書が被らないようご注意ください  また、金額等内容がしっかりと見えるようにしてください ・経費は発生月(その金額を使用した月)ごとに分けて申請してください
【NG例】 ・2/28コピー代 ・3/1コピーー代  →合わせて一つの申請書で申請
【OK例】 ・2/28コピー代  →2月使用分として2月初旬に申請 ・3/1コピー代  →3月使用分として3月初旬に申請