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業務関連ルール Creative div.
変更履歴
2023/7/20 「工数計算（集計）に関して」月次工数報告を追記しました。
2023/9/1 日報に関して、スケジュール管理について、工数計算（集計）に関してを変更しました。
通常業務進行ルール
勤怠に関して
日報について
AKASHIでの入力になりました。
Googleカレンダーへの入力は必須ではありませんが、計算のためにツールとして使用することは問題ありませんので、カレンダーから下記GASで抽出できます。
GASで期間のタスクの時間を計算できます。
スケジュール管理について
日々のスケジュール管理については、リソースシート（スコアシート）の他に必要な場合は、Googleカレンダーの終日予定などを利用してください。
行った業務に関してはGoogleカレンダーに時間単位で入力するなども行うと管理がしやすくなると思います。
※自身が見る用のタスク管理自体は何を使っても構わないです。
案件のタスク管理はbacklogを使用してますので、そちらで進捗報告などお願いします。
backlogでの進捗報告だけでは気付いてもらえない可能性が高いので、
同時にチャットの案件チャットでも担当ディレクター等に報告を入れてください。
バックログ更新ガイド
コミュニケーションに関して
チャットに関して
下記のルールを定めています。
毎日必ず行うことなので、各自確認をして日々の業務にあたりましょう。
【マスト】①業務上の単信チャットでのやりとりは禁止
単信チャット（個チャット）は基本ルールとしてNGとします。
こちらは会社が定めたルールとして、徹底するようにお願いします。
連絡は基本すべてグループチャット内で連絡で。
目的はわかっていると思いますが、引継ぎのしやすさや、見落としなどを防ぐため。
また効率良く情報を共有することはビジネススキルとしてマストで必要なことです。
※パーソナルなものは例外とします。
【マスト】②チャットのレスは遅くて15分以内に
チャットのレスが遅い場面が多々あります。
もちろん技術職は集中して作業に没頭する必要がある時間もあると思うのでそれは理解しています。
パーフェクトじゃなくとも、ビジネスとしてスピードは大事です。
意識してください。
【マスト】③MTGへの参加は開始2分前には入っておく
MTGへの参加が遅いことがあると聞いております。
こちらもお客さまへの対応と同様に開始より早めに入るようにしてください。
MTGが重なったりでやむを得ない時があることは理解していますが意識してください。
【マスト】④帰るけどいいよね？の確認をとる
その日の担当業務が終わっているのか曖昧なことがあり区切りがついたのか不明な場合もありますが、制作としては今日はもう上がっていいかを確認する癖をつけましょう。
自分が勘違いをしていないかの確認にもなります。
曖昧な場合は必ず聞くようにしましょう。
⑤文字のコミュニケーションこそ距離を近く
自身のキャラクターもあるのでマストでとは言わないですが、オンラインだからこそコミュニケーションの距離を近くすることっては重要です。
絵文字をつかう、わかりやすく伝える、語尾を柔らかくするなど、距離を近づけ仕事環境を改善していきましょう！
⑥ビデオチャットツールでは画面をつける（顔を出す）
MTGではなるべく画面をつける（顔を出す）ようにお願いします。
どうしても、ネット環境やPCで重い作業中やカメラトラブルなどやむを得ない事情がある場合もあると思いますが、弊社としては 【画面をつける（顔を出す）】 が社内ルールです！
案件に関するチャットでの連絡について
進捗報告はbacklogに詳細、チャットに概要とbacklogのURL記載の上報告してください。
質問などのやり取りはチャットでOKです。
心がけてほしいのは、データはbacklogに確実に残し、連絡などのやり取りはチャットでも行う。
という感じです。
案件上でのディレクターとのやりとり、確認項目などはメモを残しておきましょう。
チャットではすぐに流れてしまい追えなくなることや、どこに書いていたか忘れてしまいます。
確認項目が解決してるのか、どう言ったやりとりを行ったのかを記録しておきましょう。
リモートでの業務なので細かい部分で口伝だけで終わらないように注意してください。
リソース管理について
リソースオーダーについて
DEPARTではリソースオーダーという仕組みで案件のアサインを管理しています。
アカウントやディレクターから案件が入った時にはリソースオーダーにリソースの確認とアサインのオーダーが来ますので、それに対して担当の制作リーダーがメンバーのリソース状況をみつつアサインを決めます。
リソースシート
アサインが決定した案件は、各自が自身のリソースシートに入力します。
日報でも報告をするPM、プロジェクトID、クライアント名、プロジェクト名を必ず入力しておきましょう。
不明な場合はアサインされた案件のチャットの概要か、PMまたはディレクターに確認しましょう。
その他、対応領域、status、予定 start、予定 endもリソースオーダーに記載されているデータを元に入力してください。
※エンジニアの場合はコーディング開始日を「予定 start」としてください。
予定工数に関しては、ディレクターに聞くようにしましょう。
リソースオーダー時は概算であることが多いので、キックオフMTGで必ず確認してください。
評価部分の入力
リソースシートの各行の右側に評価入力が設けられています。
こちらにはアサイン時に物量と難易度をプルダウンで選択して入れておきましょう。
毎月の管理職との1on1面談時に詳細を話し合って微調整することがありますので、1on1でしっかりと話せるように入力をしておいてください。
案件の工数
初動のスケジュール、工数の入力
リソースオーダーの時点で概ねの予算とスケジュールが出ていますが、キックオフまで決まらないこともあります。
（案件によっては要件定義からになる場合は進行しながら決まるケースもある）
その工数を元に工数計算とスケジュールを試算して、キッチリ案件が進むようにしてください。
また、アサインが決定したらリソースシートに案件データを入力しましょう。
予定工数に関しては、ディレクターに聞くようにしましょう。
リソースオーダー時は概算であることが多いので、キックオフMTGで必ず確認してください。
注意点
設定されている工数を丸々使ってゆったりしてOKということではないので、工数を抑えるところは抑えて、しっかりと利益が出ることを意識してください。
例
この案件は予算少なめだから無駄なくスケジューリングして進めよう！
リソースシートに漏れなく入力して明日の、来週の案件を確認するようにしよう！
このくらいで進捗すれば大丈夫そうだからカレンダーに終日予定でいれておこう！
案件での作業追加・内容変更の時
追加になった工数について
後から追加変更になり機能やページ制作が追加されるケースがあります。
アカウントの営業プラン（顧客育成・投資など）戦略があるため、必ずしも追加予算が通るわけじゃない前提で必ず自分で工数を確認すること。
・どれくらいかかるかを聞かれた場合、スケジュールと工数の両方を伝えましょう。
・わからなければ上長や管理職に聞くこと。
変更になった工数について
リソースオーダー時の要件定義から変更があった場合、必ず変更点の工数をディレクターへ伝えましょう。
また変更がなくとも、スケジュールや工数が溢れそうな場合もわかり次第必ずアラートをあげること。
ディレクターはそこまで細かく管理しているわけじゃないと思って伝えてあげてください。
・工数は基本ディレクターから聞いておく
・危ないときは制作からもアラートを上げる
工数計算（集計）に関して
基本的には下記の方針で日々の工数を集計してください。
AKASHIでの入力のために、Googleカレンダーへの日々の実績登録を元にGASで算出できます。
- MTGと手を動かしている時間(制作している時間)を換算する。
- 待機時間は別途待機時間として集計する。（AKASHIではその他タスク）
場合により都度案件ごとに聞くことがありますので、自身でも集計をおこなっておくと良いです。
また要件定義や設計フェーズに関しても作業を行ったのであればきちんと工数を集計してください。
待機時間に関して
待機時間とは…
お客様都合などで「00時まで待機」などの時間指定をされる場合を指します。
業務委託さんの場合は、待機が発生することが判明した時点で管理職へ報告をください。
スケジュールが短期のPJや、納品日直前の場合には日中早めにディレクターさんに確認をしてください。管理職側でPJのPMと対応を相談します。
待機時間の入力に関して（全メンバー対象）
待機時間に関しては、カレンダーに「PJ名+待機」の様な形で入力をし、
AKASHIのタスク選択は「その他」を選択してください。
※15分刻みでの入力が必要です。
社員と業務委託さんの違い
入力に関しては特に違いはありません。
待機時間もみなさん同様に入力をお願いします。